DG et Siège (Rôle et Missions)
Le Siège de l’A.D.A.P.E.I. 80
1 – la gestion administrative
Il s’agit du suivi de l’administration des responsabilités de l’Association gestionnaire d’établissements à l’égard de toutes les instances administratives concernées.
Ce sont des démarches, des courriers, des dossiers à compléter etc…
2 – la gestion du personnel
Il s’agit de mettre en œuvre les responsabilités de l’employeur qu’est l’A.D.A.P.E.I. 80
Les contrats de travail
- Rédaction des contrats de travail suite aux documents préparatoires fournis par les établissements.
- Suivi des reclassements des salariés.
- Classement, mise à jour et archivage des dossiers des salariés.
- Rédaction de tous les documents et attestations liés au déroulement des contrats de travail.
- Prise en compte de l’évolution des textes législatifs et administratifs liés au contrat de travail.
Les salaires
- Élaboration des fiches de salaires selon les informations données par les établissements (par mois, moyenne de 1020 bulletins de salaire).
- Suivi des arrêts maladie et des prises en charge Sécurité Sociale et des Caisses Complémentaires.
- Suivi des congés des salariés selon les informations données par les établissements.
- Analyse régulière des données et participation à l’élaboration du bilan social.
- Élaboration et transmission mensuelle de la DSN.
- Suivi, traitement et transmission des déclarations évènementielles régulières.
- Calcul des charges sociales et établissement des bordereaux de versement puis, contrôle.
- Mise en place et suivi du dossier mutuelle obligatoire et de la portabilité mutuelle et prévoyance.
- Explications à fournir à tous les services internes sollicitant des renseignements ou aux organismes externes (caisses d’assurance maladie, de retraite etc…).
- Élaboration de toutes les attestations concernant les salaires des personnels.
- Suivi de l’évolution des textes administratifs liés aux salaires et aux statuts des salariés.
- Suivi de l’évolution des programmes informatiques nécessaires à cette mission.
La présence auprès des partenaires sociaux
- Représentation de l’employeur par délégation aux instances obligatoires de négociation, d’information ou de concertation avec les partenaires sociaux de l’entreprise.
- Rencontres annuelles avec les délégués syndicaux des sections syndicales de l’A.D.A.P.E.I. 80 Réunions plénières du Comité d’Entreprise (C.E.).
- Réunions plénières du Comité d’Hygiène, Sécurité et des Conditions de Travail (C.H.S.C.T.).
Gestion des ressources humaines – droit social
- Analyses quantitatives et qualitatives des données caractérisant les salariés et permettant l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi d’une véritable politique de gestion des ressources humaines.
- Mise en place d’outils d’information et d’analyse permettant de connaître les besoins en technicité pour les années à venir et de leur anticipation. élaboration d’un document de gestion prévisionnel des emplois.
- Contrôle des plans annuels de formation, utilisation d’outils d’analyse.
- Conseil et aide à la décision quant aux choix des personnels embauchés dans les établissements.
- Conseil et aide à la décision du Bureau de l’Association pour l’embauche des salariés Cadres de Direction de l’A.D.A.P.E.I. 80.
- Élaboration des tableaux de bord sociaux (pénibilité, égalité Hommes/Femmes, contrat de génération…).
- Appréhender les enjeux du bilan social (statistiques et indicateurs).
- Assurer une veille juridique et sociale.
- Interpréter et appliquer le Droit Social.
3 – La comptabilité
- Rédaction et actualisation des procédures budgétaires et comptes administratifs.
- Contrôle du suivi des procédures comptables appliquées dans tous les établissements et services gérés par l’Association.
- Contrôle interne : Contrôle des dossiers comptables à la clôture d’exercice suivant un calendrier et une procédure communiquée et actualisée, constitution des dossiers d’arrêtés de comptes transmis au Commissaire aux Comptes.
- Élaboration du bilan par consolidation des comptabilités, et rédaction des annexes s’y afférent, travail en complémentarité de la mission du Commissaire aux Comptes.
- Assistance technique auprès des Directeurs pour l’élaboration des budgets prévisionnels.
- Contrôle et élaboration des comptes administratifs.
- Suivi des investissements, élaboration des simulations, contrôle et suivi des amortissements.
- Suivi des emprunts.
- Élaboration d’outils de contrôle et d’analyse.
- Suivi des projets d’investissements : Élaboration du plan financier, suivi du financement et de la réalisation.
- Préparation et participation aux Commissions Financières.
- Déclaration fiscale.
4 – La gestion financière
- Suivi quotidien de la gestion financière par l’utilisation d’outils de contrôle, d’outils d’analyse et d’outils d’anticipation.
- Gestion quotidienne de la trésorerie consolidée.
- Élaboration d’un plan financier annuel permettant une politique d’investissements adaptée aux capacités financières de l’Association.
- Relations avec les différentes banques.
- Négociation des emprunts.
- Analyse financière (bilan financier).
5 – l’outil informatique
- Élaboration d’une architecture informatique de l’entreprise conforme à son organisation, son organigramme et ses procédures.
- Développement cohérent de tous les postes de travail informatisés.
- Aide personnalisée et collective aux salariés se servant de l’outil informatique afin d’améliorer leurs conditions de travail et leur efficacité.
- Recherche et développement de logiciels répondant à nos besoins.
- Interface entre service bancaires et suivi maintenance logiciel divers (paye, comptabilité, facturation…).
6 – L’ASPECT qualitatif du développement du projet associatif
- Mise en place et tenue à jour d’un outil de références techniques permettant une information permanente et disponible pour mettre en œuvre les buts de l’Association.
- Élaboration d’un Projet Associatif Global (voir annexes).
- Étude des populations accueillies, analyse des besoins, réflexion sur les réponses à apporter et élaboration de prises en charge qualitatives.
- Contrôle de la cohésion des différents Projets d’établissement entre eux, ceci afin de proposer aux personnes handicapées accueillies des prestations éducatives, pédagogiques, d’accompagnement, d’encadrement et de soins de qualité et inscrites dans une continuité.
- Tenue à jour des listes d’attente de tous les établissements et centralisées au siège afin de connaître les besoins, leurs évolutions à court, moyen et long terme.
- Participation à toutes les études programmées soit par le département ou la région.
- Participation à des colloques permettant de s’informer de l’état des recherches et expériences en cours concernant tous les aspects de la prise en charge des personnes handicapées mentales.
- Suivi analyse projet pour amélioration continue de la qualité en lien avec l’évaluation interne et externe.
7 – Mission de représentation
Représentation de l’Association dans toutes les instances où elle siège soit de droit, soit par sollicitation par rapport à sa taille et à la diversité et la complémentarité de ses services et de son expérience.
8 – étude des nouveaux projets
Il s’agit, suite à l’étude des besoins du département et au développement de la politique de l’A.D.A.P.E.I. 80, de travailler à construire les projets de prise en charge des enfants, adolescents et adultes reconnus handicapés mentaux par la M.D.P.H. et n’étant pas pris en charge actuellement et relevant des missions que l’Association a le devoir de mettre en œuvre.
9 – Gestion du patrimoine
Il s’agit de mettre en œuvre les responsabilités de l’Association, propriétaire d’un patrimoine important puis d’en assurer le suivi de l’entretien (suivi de chantiers lors de la création, de l’extension ou de la rénovation d’un établissement pour mise en conformité)
10 – Mise en oeuvre de la responsabilité juridique de l’Association
Il s’agit du suivi de dossiers juridiques concernant :
- La gestion du personnel : affaires prud’homales.
- La gestion du patrimoine : dossiers liés à des malfaçons dont les responsables peuvent être des entreprises, des maîtres d’œuvre, etc..
- La gestion administrative et financière des établissements: il s’agit d’instruire des recours gracieux auprès du Préfet ou du Président du Conseil Départemental ou des dossiers de recours en contentieux auprès de la Commission Interrégionale de la Tarification ou des dossiers de recours auprès du Tribunal Administratif sur des arrêtés préfectoraux ou du Président du Conseil Général défavorables à l’Association.
- La gestion de la responsabilité civile de l’Association : il s’agit de dossier où la responsabilité civile de l’Association est attaquée pour des préjudices supposés.
11 – Communication
Il s’agit de la communication externe et interne de l’entreprise.
Communication interne
- C’est la rédaction de tous les comptes rendus concernant les différentes instances de l’Association, les réunions, les entretiens ceci afin de faciliter leur rendu compte et de garantir l’information selon un tableau de procédure.
- C’est la rédaction et la diffusion d’un journal de l’Association « En Quelques Mots ».
Communication externe
C’est l’élaboration et la mise à jour régulière d’un site Internet.
12 – Action familiale, écoute des demandes et études de besoins
Le Service Action Familiale Départemental de l’Association est un Service qui offre les prestations suivantes :
- écoute des demandes des personnes handicapées et de leur famille.
- Demandes d’accueil dans un établissement.
- Demandes de renseignements administratifs sur le statut de la personne handicapée.
- Demandes d’aide pour la compréhension des textes administratifs et législatifs.
- Demandes d’accompagnement pour construire des dossiers administratifs.
- Demandes d’accompagnement pour réaliser des démarches auprès des administrations.
- Demandes d’aide pour formuler des recours à des décisions administratives.
Écoute des demandes des établissements de l’ADAPEI et surtout extérieurs à l’ADAPEI 80 qui sont à la recherche de solutions d’orientations pour des accueillis.
Études de besoins sur un secteur donné ou participation aux études de besoins menées par des directeurs d’établissements.